Taro Kono wants to update the technology of Japan’s bureaucracy

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TOKYO – Per un paese in cui sono state inventate le emoji, la burocrazia del Giappone rimane costantemente analoga.

I documenti ufficiali vengono spesso inviati tramite fax (una macchina che invia messaggi tramite la linea telefonica) o floppy disk (un precursore dell’unità USB). In effetti, migliaia di regolamenti governativi insistono sull’uso di questi sostenitori del 20° secolo.

Il governo giapponese vuole fare un aggiornamento tecnologico e spostare i 1.741 comuni locali e i sistemi del governo centrale in una piattaforma cloud governativa. Ma è un’impresa enorme. Taro Kono, il nuovo ministro del digitale giapponese che ha assunto il ruolo ad agosto, ha il compito di fare uno sforzo arduo e convincere i burocrati a cambiare i loro modi profondamente consolidati.

“Se è qualcosa del 20° secolo, forse dovremmo lasciarlo nel 20° secolo e fare qualcosa di nuovo”, ha detto in un’intervista al Washington Post. “Quando sono arrivate le automobili e volevano pavimentare la strada, e quelle persone con carrozze trainate da cavalli si sono opposte a pavimentare la strada, dovevi comunque farlo comunque. Stessa cosa.”

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A causa della persistente convinzione tra i funzionari governativi che i sistemi cartacei siano più sicuri delle comunicazioni digitali, il Giappone si è opposto al passaggio a un sistema elettronico più efficiente.

I limiti di questo approccio sono diventati tristemente chiari durante l’apice della pandemia di coronavirus, quando i professionisti medici dovevano presentare rapporti scritti a mano su ogni nuova infezione e inviarli via fax all’ufficio della sanità pubblica. Ha travolto medici e uffici della sanità pubblica con scartoffie e ha creato ritardi nell’aggiornamento del pubblico sui nuovi casi e nell’invio di sussidi per la pandemia alle imprese.

Non sono solo i servizi governativi. Le transazioni bancarie e i contratti di abitazione richiedono spesso l’uso di hanko, un sigillo personale, al posto delle firme.

Il Giappone, la terza economia più grande del mondo e sede di robot umanoidi, quest’anno si è classificato al minimo storico in una misura annuale della competitività digitale globale dell’International Institute for Management Development, una delle principali business school in Svizzera. Il Giappone si è classificato al 29° posto su 63 economie misurate in termini di conoscenza, tecnologia e “preparazione al futuro”, in ritardo rispetto ad altre economie asiatiche. In quattro delle categorie, il Giappone è arrivato ultimo.

L’anno scorso, il Giappone ha istituito una nuova agenzia digitale per digitalizzare la burocrazia e la società giapponese. L’agenzia ha avuto un inizio lento, ha dovuto affrontare la resistenza dei governi locali e persino un problema tecnico con il lancio del suo sito web.

Ad agosto, il primo ministro giapponese Fumio Kishida ha nominato Kono nuovo ministro del digitale per eseguire la revisione digitale del paese. Kono in precedenza era ministro degli esteri giapponese, ministro delle riforme amministrative e candidato a primo ministro nel 2021.

Un politico giapponese esperto di Twitter che parla un inglese impeccabile, Kono ha arruffato le piume nel 2021 come ministro per le riforme amministrative quando ha spinto per sbarazzarsi della dipendenza della burocrazia dai fax. Ora come ministro del digitale, Kono è stato una figura fondamentale negli spettacoli televisivi, negli eventi pubblici e su Twitter per oltre 2 milioni di follower, salutando l’efficienza del passaggio al digitale.

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Tra le priorità di Kono c’è l’integrazione del sistema giapponese My Number, che è simile alla tessera di previdenza sociale americana. Il sistema è stato lanciato nel 2016 in modo che i residenti giapponesi possano collegare la loro assicurazione sanitaria, conti bancari e altri servizi, incluso l’acquisto di alcolici. Richiede alle persone di ottenere la carta fisica, ma le iscrizioni sono state lente perché i residenti sono preoccupati per i problemi di sicurezza e trovano il processo di registrazione una seccatura.

Un altro elemento eliminatorio sono le 9.000 normative governative che richiedono l’uso di tecnologie obsolete, compresi i fax, e scoraggiano il lavoro a distanza negli uffici governativi. È difficile per i dipendenti pubblici lavorare in remoto a causa di regole e pratiche che richiedono loro di lavorare di persona. Kono vuole che questi vengano gradualmente eliminati entro il 2025.

Un sondaggio del 2020 condotto su 480 dipendenti del governo da una società di consulenza giapponese che supporta il lavoro a distanza ha rilevato che durante il covid, l’86% degli scambi con i politici è stato effettuato tramite fax e l’80% dei briefing ai politici è stato svolto di persona.

La Digital Agency impiega meno di 700 lavoratori a tempo pieno per servire una popolazione di oltre 125 milioni, il 30% dei quali ha più di 65 anni. L’obiettivo è comunicare i vantaggi pratici dell’utilizzo della tecnologia alle persone che sono più resistenti ad essa, ha affermato Kono.

Non è come una grande ideologia. È un’applicazione pratica”, ha detto.

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Gli stipendi del governo giapponese non possono competere con i lavori di ingegneria ben pagati nelle aziende private, quindi l’agenzia offre un modello a porte girevoli per i dipendenti del settore privato per lavorare part-time due giorni alla settimana. Per prevenire la fuga dei cervelli, i dipendenti dei governi locali e di altri ministeri del governo centrale possono anche lavorare per periodi presso l’Agenzia digitale, che Kono ha paragonato a un “sistema missionario”.

L’Agenzia digitale sta inoltre cercando di rendere il complesso processo di appalto del governo per i contratti più accessibile per le start-up che potrebbero introdurre nuove tecnologie e idee nel modo in cui viene svolto il lavoro attuale.

“Quando rinnovi la patente devi andare in Questura a guardare un video di mezz’ora. Ma perché devi presentarti? Perché non puoi farlo online? Kono ha detto. Lo stesso concetto si applica al superamento degli esami governativi necessari, ha affermato, e le start-up che offrono tecnologia di test a distanza hanno iniziato a fare offerte per contratti governativi nell’ambito della revisione normativa.

Tuttavia, c’è ancora molta strada da fare.

All’inizio di quest’anno, un ministero del governo ha chiesto al pubblico di presentare i propri pensieri sul futuro delle piattaforme del metaverso e sulle sfide che impediscono alle persone di accedervi. Tuttavia, lo sforzo del Ministero degli affari interni e delle comunicazioni per raccogliere feedback sulla tecnologia emergente è stato estremamente analogo: le persone dovevano scrivere le loro idee in un foglio di calcolo Excel, quindi inviare il foglio di calcolo come allegato via e-mail, aggiungendo livelli di ostacoli nel processo di invio.

Il meccanismo di feedback è diventato virale su Twitter, attirando il ridicolo dei residenti giapponesi. Kono ha ritwittato il post virale, aggiungendo il proprio commento: “Useremo un modulo [online] la prossima volta.”

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